O sistema pode localizar e saber o status de diversos dispositivos, eliminando a necessidade de ir à sala de engenharia clínica e aumentando a disponibilidade.
O St. Luke’s International Hospital, de Tóquio, completou um piloto com a tecnologia RFID UHF para rastrear equipamentos. A instalação descobriu que a tecnologia identificou níveis de estoque em cada uma das suas salas em tempo real e reduziu o número de visitas da equipe à sala central de engenharia clínica em aproximadamente 55%. A tecnologia, conhecida como Recopick, foi fornecida pela empresa japonesa de tecnologia de fibra de carbono e plásticos Teijin Ltd..
O St. Luke’s atende a 2.550 pacientes ambulatoriais diariamente e tem 520 camas para pacientes que ficam na instalação. Inclui 13 andares e um total de 60.000 metros quadrados de espaço de instalações em seu prédio principal. O hospital está crescendo com as demandas de sua comunidade; recentemente, acrescentou um anexo e clínica de nascimento contendo 19 leitos.
Grande parte do equipamento do hospital usado para tratar pacientes, como bombas de infusão, bombas de seringas, dispositivos de sucção contínua de baixa pressão e medidores de fluxo de oxigênio, foi armazenado em salas de engenharia clínica centralizada quando não estava em uso. Isso significava que os funcionários que procuram equipamento tiveram que caminhar para e para esses quartos centralizados muitas vezes durante cada turno. Para criar um registro de qual pessoa pegou cada item, o hospital usou um sistema de códigos de barra para que os trabalhadores nas salas de engenharia pudessem escanear cada recurso como uma enfermeira emprestada ou devolvê-lo. Como esse processo era muito demorado, as enfermeiras frequentemente mantinham dispositivos médicos em suas próprias salas para que pudessem acessá-los facilmente novamente. Para o hospital, isso significava que os itens pareciam estar faltando, e os estoques eram assim reabastecidos desnecessariamente.
O St. Luke começou a buscar uma solução melhor e mais automatizada em 2016 e implantou o Recopick naquele ano. Cerca de 1.300 bombas e medidores de fluxo de oxigênio foram etiquetadas com RFID passivo UHF com um invólucro impermeável, para que possam sustentar processos de limpeza e esterilização.
Todas as prateleiras do centro de engenharia médica, bem como 22 salas, foram adaptadas e habilitadas com o Recopick RFID, diz Natsuki Aramoto, líder da equipe da empresa no desenvolvimento de novas aplicações para detecção inteligente. Os itens etiquetados são colocados diretamente sobre lençóis, explica. Cada estante possui um leitor CS468 Convergence Systems Ltd.(CSL) e a placa de antena proprietária de Teijin para capturar a etiqueta e o seu número de identificação.
Os leitores enviam os dados coletados para o software, indicando qual item específico está armazenado em qual prateleira. O Recopick também fornece unidades de eliminação habilitadas para RFID para que os usuários possam visualizar o que foi descartado. As prateleiras da sala de engenharia são divididas em duas categorias: aqueles em que os dispositivos estão aguardando limpeza e manutenção depois de serem devolvidos por uma enfermeira e aqueles que foram atendidos e limpos e estão prontos para reutilização.
Quando o hospital etiqueta seu equipamento, os dados sobre cada item é inseridos no software e armazenados junto com a ID exclusiva na etiqueta desse dispositivo. A informação é armazenada e interpretada pelo software Recopick residente no servidor do hospital.
Quando uma enfermeira leva um item da sala de engenharia, pode simplesmente removê-lo, e o software irá atualizar seu status de acordo. Se a etiqueta não for lida há mais de 120 minutos, seu status é novamente atualizado como “em uso”, sob o pressuposto de que está sendo utilizado em um paciente. O equipamento poderia ser colocado em uma prateleira dentro de outra das 22 salas, momento em que o software seria alertado de que o dispositivo estava sendo armazenado nesse local.
Depois que o dispositivo é usado em um paciente, o membro da equipe retorna para a sala de engenharia para limpeza e manutenção. Pode simplesmente colocá-lo na prateleira de recebimento, e o software será assim atualizado. A equipe de engenharia limpa o recurso e coloca-o na prateleira limpa e mantida, e o software assim saberá que o equipamento está pronto para reutilização.
Os funcionários que procuram um equipamento específico podem visualizar seu status no software para determinar, em tempo real, onde o item que eles procuram está localizado. “O hospital poderia facilmente ver o status do edifício do hospital inteiramente ao verificar e analisar sucessivamente os dados gravados no sistema”, diz Aramoto.
A Teijin lançou a solução Recopick em 2012. Desde então, diz Aramoto, a empresa vem criando melhorias na tecnologia. “Nós ajustamos o sistema para se aplicar a 920 MHz”, afirma. “Nós também fortalecemos a reação das ondas de rádio para ficar mais fortes na superfície da folha de RFID e mais fraco como separando da superfície”. No futuro, o St. Luke pretende usar os dados históricos do sistema para gerenciar melhor o fluxo de equipamentos em torno da instalação.
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