Na gestão de frotas, manter o controle rigoroso da documentação é necessário não apenas para evitar multas, mas também para garantir a continuidade das operações. Entre os documentos prioritários estão:
- CNH válida e categoria correta: o gestor deve monitorar a validade da habilitação, que pode variar de 10 a 3 anos conforme a idade do motorista, conforme a Lei 14.071/2020. Estar com a CNH suspensa ou vencida pode levar a penalizações graves, além da responsabilização legal da empresa.
- Exames obrigatórios, como o exame toxicológico, exigido para motoristas profissionais.
Além dos documentos dos condutores, é crucial manter em ordem os papéis dos veículos. Confira alguns deles:
- CRLV (Certificado de Registro e Licenciamento do Veículo): obrigatório e renovado anualmente, geralmente junto ao IPVA.
- CRV, nota fiscal e contrato de compra e venda: documentos que comprovam a propriedade dos veículos.
- Seguro obrigatório (DPVAT) e apólices de seguro de frota: indispensáveis para assegurar proteção financeira e conformidade legal.
- Documentos fiscais e de transporte: NF-e, DANFE, CTe e MDFe são fundamentais para a regularidade das cargas em trânsito.
Manutenção preventiva e comprovantes: história para decisões futuras
Além disso, registrar adequadamente os comprovantes de manutenção, revisão, peças trocadas e ordens de serviço é um processo necessário na gestão de frotas. Esses registros ajudam na segurança da operação, reduzem custos ocultos e servem de base para decisões estratégicas.
Para fazer esses controles, muitos gestores ainda recorrem a planilhas manuais ou fichas físicas, métodos suscetíveis a erros, desorganização e perda de tempo. A digitalização e armazenamento em nuvem oferecem acesso rápido e seguro aos documentos.
Entretanto, a verdadeira eficiência surge com os sistemas automatizados de gestão de frotas. Eles são capazes de gerar alertas automáticos sobre vencimentos de CNH, licenciamento, seguro, exames e manutenções, bem como facilitar a geração de relatórios, auditorias e tomada de decisão rápida.
Esquecer de controlar vencimentos ou documentação não é apenas um risco jurídico, mas uma ameaça à continuidade da operação. Multas, paralisações e até apreensões de veículos são consequências reais.
Mas com organização, digitalização e especialmente gestão, esse processo evolui de tarefa burocrática para ferramenta estratégica de segurança, economia e eficiência operacional.
